업무 일정표 의한 엄격한 시간관리 필수
자기관리 시간 60% 확보 중요업무 할애
여유시간은 '분석-전략개발' 집중 바람직

◆ 시간 관리 요령

 시간은 가장 중요한 자산이다. 유능한 PM이 되기 위해서는 시간을 신중히 관리하여 시간 투자대비 성과를 최대한으로 해야 한다. 시간은 한번 사용하게 되면 되돌릴 수 없으며, 하고 싶은 일을 다 하기엔 늘 부족하므로 우선순위를 정하여 효율성을 높일 수밖에 없다.

 간단히 PM의 일상 업무를 검토하면 다음과 같다.
 - POA 작성과 월말 보고서 작성
 - 영업부의 문제 및 질문 해결
 - 조직 내의 관련 부서와 업무 연결
 - 영업 현장 지원
 - 자료분석 및 촉진활동 계획수립
 - Opinion Leader 미팅
 - 학술대회 참석
 - 마케팅 계획과 예산 수립
 외에도 수많은 업무들이 산적되어있다.

 시간을 효과적으로 관리하기 위한 방법은 다이어리를 철저히 활용하는 것이다. 시간을 좀 더 효과적으로 사용하기 위해서는 다이어리를 가지고 조직적 관리를 할 필요가 있다.

 시간 관리 요령
 - 하루를 30분 단위로 나누어 일정을 수립한다.
 - 직접 수행하거나 다른사람과 같이 해야 할 모든 행동을 다이어리에 기록한다.
 - 주관하는 미팅의 시간 제한을 설정한다.
 - 다이어리에 기록된 모든 미팅의 주제와 시간표를 관련자들에게 알린다.
 - 미팅 일정과 업무 완료 시한에 대하여 사전 통보하고 환기시켜야 한다.
 - 다이어리에 없는 미팅에 참석하는 것은 최대한 피한다.
 - 다른 특별한 과제가 없는 한 주어진 Project 완성을 다른 사람에게 위임해선 안된다.

 조직적 시간 관리를 위하여 시간 관리 계획 수립을 하여야 한다. 다음은 시간 관리 계획 수립 요령이다.

 ▶현 업무 수행 소요시간 평가

 - 시간을 보다 효과적으로 관리하기 위한 제 1단계는, 업무별로 중요도와 목표대비 달성 도를 평가한다. 항목별로 시간을 얼마나 사용하고 있는지를 검토하는 것이다. 시간에 대한 관리를 강화하기 위하여 현업무 사용시간을 사실에 의해 분석해보는 것이 필요하다. 특정 2주간의 업무 일정표를 만들어 어떤 문제가 있는지 검토한다.

 검토를 위한 업무일정 표 작성은 아래와 같다.
 △업무일정표를 하루 시간을 30분 단위로 끊어서 만든다.
 △하루동안 업무별로 소요한 시간을 30분 단위로 기록한다.

 항목별로 중요도나 달성 도에 따라 1∼5점으로 표시한다. 중요도가 평균보다 높은 사항을 A Group으로 평균과 유사한 항목을 B Group으로 나머지를 C Group으로 분류하여 소요시간과 비교 검토한다. 달성 도에서도 같은 방법으로 분류하여 긴박성을 검토한다.

 2주간의 업무별 사용시간 분석을 하면 현재 사용시간의 효율성을 알 수 있다.

 시간이 무엇에 허비되는지, 반복되는 활동으로 인한 낭비가 없는지를 발견할 수 있다. 이런 것 들을 목록으로 만들어 검토하고 관리해야 한다.

 그 다음 업무의 우선 순위 와 투자한 시간을 비교하는 것 이다. 중요한 업무에 의외로 시간을 적게 할애 했거나 중요치 않은 업무에 많은 시간을 쓰는 비효율적 시간 관리가 발견될 수 있다.

 ▶목표 달성에 기여하지 못하는 활동들 중단

 일상 업무 수행에 시간 효율성을 검토하게 되면 중단해야 할 업무나 소요 시간을 감소시켜야 할 업무가 추출된다.

 흔히 제거되어야 하는 대표적 행동들은 필요이상의 Paper Work, Meetings, 그리고 잡담들이다. 생산성이 없는 비 효율적 시간은 과감히 제거해야 한다.

 ▶자기통제 가능 시간 최대 확대

 상사로부터 보고와 개선안 요청 동료로부터 정보 제공 충고 지원요구 같은 일들이 매일 몰려오는 바람에 Product Manager는 분석과 전략개발 등 자신의 본연의 업무를 해야 시간을 찾기가 힘들 때가 많다. 본연의 업무를 성공적으로 다루기 위하여 자신이 통제할 수 있는 시간을 최대한으로 하는 것이 열쇠 이다.

 일반적으로 일상생활에는 두 가지 형태의 시간이 있다.
 △대응시간: 다른 사람들의 필요나 요구에 반응하는 데에 사용하는 시간.
 △자기통제시간: 다른 사람에 간섭 받지 않고 본연 업무의 우선순위에 따라 스스로 조정 할 수 있는 시간.

 여러 사람의 협력에 의해서 일을 해야 하는 Product Manager로써는 대응 없이 전적으로 상사나 동료들로부터 떨어져 업무를 수행 할 수는 없다.

 이런 어려움을 해결하기 위하여 다음과 같은 점을 생각해보아야 한다.

 △시간일정표를 검토하고 스스로 사용 가능한 시간이 얼마나 확보되었는지 확인한다.

 △우선순위를 정하고 그것을 고수한다.

 만일 다른 사람의 요구사항이 목표 달성의 기여에 중요하지 않으면 반응의 우선순위를 낮게 한다. 시간 할당의 우선순위가 요구자의 우선순위에 따라서는 안 된다. 목표에 상응하지 않는 요구는 No 라고 과감히 대답해야 한다.

 △시간과 노력을 중요한 일에 집중 시켜야 한다. 이쪽저쪽 분주히 뛰어다니기 보다는 목표 달성에 시간을 집중토록 한다.

 △시간을 계획적으로 할애 한다. 목표 달성을 위한 업무를 단계별로 계획하고, 단계별로 달성 시한을 설정한다.

 △필요한 경우 업무를 남에게 위임 한다. 업무를 더욱 효과적으로 완성시키기 위하여 필요한 경우 전문가에게 업무를 대행시키도록 한다.

 △타인의 방문과 통화를 선별하고 통제한다.

 △매우 중요하고 복잡한 문제를 다루어야 할 경우는 스스로를 격리시킨다.

 △미팅이 있을 시 미팅을 효율적으로 리드한다.
 - 미팅일정표와 검토사항 사전 배포
 - 미팅의 주제를 명확하게 설정
 - 대략적인 미팅소요시간을 미팅 초기에 참석자들과 협의 결정

 ▶시간 관념에 대한 자신의 태도를 반성한다

 시간관리에 대한 태도를 개선하기 위하여 위해서는 새로운 시간계획을 세우고 행동하는 습관이 필요하다. 비 현실적이고 불필요하게 시간을 요구하는 사람들에게 "안 된다"라고 말 하는 습관도 필요하다. 비현실적이고 불필요한 일에 소요되는 시간을 과감히 절제해야 한다.

 ▶시간 관리 계획을 수립하고 실현 한다

 △좀 더 나은 시간관리를 위해 업무수행에서 시간 할애의 우선순위를 정하고 비효율적 행동을 중단하는 계획을 수립한다.
 △스스로 관리할 수 있는 시간을 전체 가용 시간의 60%이상으로 늘린다.
 △시간 관리를 위한 단계적 시행계획을 수립한다.
 △시간 관리 계획을 주기적으로 검토하여 개선 필요성을 점검한다.

저작권자 © 의학신문 무단전재 및 재배포 금지