'영업활동지침' 작성시 시간관리 중요
PM, 진척도 체크-문제점 대안 마련도
GANTT·체크리스트 작성 관리 필요

◆ POA 작성을 위한 시간관리 요령

 POA(영업활동지침) 작성에서 어려운 것 중의 하나는 시간 관리이다. 사이클 기간 중에 실시 되어야 할 프로그램들을 위해 동원되어야 할 촉진물은 사이클 활동이 시작되기 전에 완비되어 있어야 한다.

 이러한 준비물은 흔히 사외의 조직이나 타 부서와 연계 되어 있어 시간 관리에 어려움이 많다.

 또 대부분의 경우의 프로젝트별로는 서로 연계되어 있어 한 프로젝트의 지연이 다른 프로젝트에 영향을 주어 연쇄적으로 심각한 문제를 초래 할 수 있다.

 더구나 PM은 대부분 여러 가지 제품을 맡고 있어 시간 관리를 더욱 철저히 해야 한다. 각 프로젝트별로 필요한 시간과 완성 일정을 정하고, 진척상황을 계속 관리해야 한다. 철저한 시간관리 방법으로는 Critical Path Analysis(CPA)가 있으나 준비가 복잡한 문제가 있다.

 PC를 이용하여 단순화 하기는 하였으나 POA 작업에는 흔히 이용되지 않는다. 흔히 GANNT 차트 방법과 타이밍과 이벤트 방법이 이용되고 있어 소개한다.

 ▶GANTT 차트 작성법

 심포지엄 개최의 경우 △1단계: 실시까지 허용되는 기간 정의(예; 18주) △2단계: 계획의 완성을 위해 필요한 모든 프로젝트 리스트화(예; 초대장 인쇄, PSR에 의한 초청장 배분, 연자 선정, 장소예약 등) △3단계; 각 프로젝트별로 완성을 위해 소요되는 기간을 설정하고 시작과 완성을 보여주는 차트를 그린다 △4단계; 프로젝트 진척상황을 표시한다 △5단계; 작성된 차트를 매주 검토하여 프로젝트별로 스케줄에 앞서 가거나 뒤에 처져 있는 상황을 점검하고 뒤처진 프로젝트에 대하여는 대안 또는 응급조처를 마련한다.

 △GANTT 차트의 문제점: GANTT 차트는 만들기가 쉽고 간결하게 시각적으로 진행을 보여주는 이점이 있다.

 그러나 프로젝트 상호간 관계 표시가 되지 않아 당사자가 아닌 경우 문제의 심각성을 잘 알지 못한다.

 또 하나의 문제점은 소요 시간 예상이 다분히 주관적이라는 점에 주의를 요한다. 이러한 결점에도 불구하고, GANTT 차트는 PM에 있어서 흔히 이용될 수 있는 도구이다.

 ▶타이밍과 이벤트 스케줄

 PM은 자기가 진행 중인 모든 프로젝트를 이해하고 있으므로 체크리스트를 만들어 관리하는 것이 편리하다.

 각 프로젝트별로 따로 체크리스트를 작성하며 진행에 필요한 사안별로 목표한 완료 일정, 진행상 수정 일정 그리고 참고사항 등을 계속해서 기록 관리하는 방식이다.

 ▶PC 프로그램
 PM 프로젝트 관리에는 여러 가지 유용한 PC 패키지 프로그램이 있다.

 PC 프로그램을 설치하고 필요한 경우에 따라 응용하는 것도 좋은 방법이다. 소개할만한 프로그램으로는 △Critical Path Analysis △Business Modeling △Budgetary Control이 있다. 프로그램 소개와 응용은 별도의 PC와 인터넷을 이용한 마케팅을 통해서 더 전문적으로 연구해야 한다.

◆ 문제점 진단과 대안 마련

 판촉 활동이란 수립된 마케팅 플랜에 설정한 목표를 달성하기 위하여 여러 가지 다양한 수단을 실천하는 행위를 말한다. 목적한 바를 효과적으로 달성하기 위해 PM은 △새로 시작했거나 집행중인 활동의 효율성과 문제점을 계속해서 진단하고 △보완책과 대안을 마련하고 △시행하고 △시행 후 결과를 목표와 비교 평가하고 문제점을 다시 분석하는 과정을 연속해야 한다.

 ▶진단과 대안 마련 과정

 계획된 프로그램들을 실행에 옮기는 데는 계획의 미비점과 실행상의 오류가 있게 마련이다. 문제점의 발견은 보완과 수정 계획을 통하여 활동의 효율성을 높게 유지할 수 있게 된다.

 문제점의 인식과 분석 그리고 대안을 마련하는 아래와 같은 효율적 프로세스를 'PPA(Potential Problem Analysis)' 이라고 한다.

 PPA는 간단한 문제점 분석과 예방책 그리고 대안을 마련하는 방법으로써 6단계 절차를 밟는다. 6단계는 다음과 같다.

1단계

특정 목적을 위해 계획된 프로그램 리스트 작성

2단계

검토 분석 대상 프로그램 선정과 관련 사항 나열

3단계

각 관련 사항별 문제의 심각도와 발생 가능 정도 평가

4단계

발생 가능성이 높은 사항을 추출하여 우선순위 결정

5단계

각 사항별 원인 분석

6단계

각 사항별 대안 마련

저작권자 © 의학신문 무단전재 및 재배포 금지